ツールチェーンとツールの運用設計の重要性：ツールチェーンとツールの運用設計は、情報の分散を防ぎ、全体の情報管理と活動の進行を一貫性のある形で推進するのに必要です。タスクは必ず企画書/議事録/設計書から発生させ、ドキュメントや議事録と無関係なタスクの発生を防ぎます。
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チャットの適切な使用とルール：チャットは即時性の高いコミュニケーションを可能にしますが、その短期的な特性から重要な情報の持続的な保管や組織的な整理には不向きです。持続的なドキュメンテーションを行うツールの活用が重要となり、弊社ではチャットの履歴を90日で削除する方針を採用しています。これにより、情報がドキュメントやタスクのチケットへ向けられ、整理と管理が効率化します。
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ビジネス要件と開発チームの間のツールチェーン共有の課題：開発エリアとビジネス要件をまとめるコンサルやプロセス定義チームが共通のツールチェーンを定義している例は少ない。要求/要件の整理と議事録を同じツール上で可視化することが課題解決の鍵となります。情報の入手や参照がスムーズであることがプロジェクト運営での必須条件と考えます。
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議事録スタートのタスク管理の重要性：タスクは議事録や設計書から派生し、その起源となる情報との連関性を保つことが重要です。情報を面で並べて前後関係を確認した後にタスクを発行することで、明確な結びつきを維持し、プロジェクトの進行と管理を円滑にします。口頭やチャット経由のタスク化は危険です。議事録との整合性が崩れ共有された情報以外の情報でタスクが実行され工数が消費されます。
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ツールの一元化と情報の可視性の向上：ツールを一元化し、統一されたプラットフォーム上で操作することが理想的です。これにより情報の分散を防ぎ、全体の情報へのアクセスとその可視性を向上させます。ConfluenceやJira等のプラットフォームはお互いでスマートリンク(Smartlink)によりステータス等の重要な情報を関連システムにログインせずとも目にすることができます。
プラットフォームの統一や連携はちょっとしたことの便利さだけでなく一瞬で状況を把握することができ作業を軽減することができます。
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情報管理の視点とツールの使用能力の必要性：プロジェクト全体の視点で情報を管理するためには、各種ツールを用いて情報を適切にカテゴリ化し、適切な人々が必要な時に必要な情報にアクセスできるようにすることが重要です。これを達成するためには、各チームメンバーがツールの使い方を理解し、情報を適切に登録、更新、共有する能力が求められます。プロジェクトの進め方の改善やツールのトレーニングを行わないことで生産性向上の機会を失っています。
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プロジェクト管理の効率化と改善の全体的な視点：上記の施策を通じて、プロジェクト管理の効率化と改善を図ることができます。結果として、プロジェクト全体の生産性が向上し、達成目標への道のりがよりスムーズになるでしょう。

ツールチェーンや情報の清流化は定期的に改善を行うことで実現が可能です。1カ月に1度は振り返りを行う必要があります。