チャットツールは即時性と便利性を提供しますが、運用にはいくつかの問題点があります。
チャットツールの普及で便利になった部分が増えましたがドキュメントの品質やタスク漏れなどの影響が出ている会社も増えいている感覚を持っています。
以下のチャットツール運用での問題点を踏まえて活動の改善を提案します。
テキストでの表現の限界：
テキストベースのコミュニケーションは、声調や身振りなどの非言語的な情報を伝達する能力が限られています。これにより、感情や意図のニュアンスが失われ、誤解やコミュニケーションの障害を引き起こす可能性があります。また、テキストメッセージは即時性があるため、十分な思考時間が確保できず、情報の精度や品質が低下する可能性もあります。
ストックするドキュメントや議事録等の記録がされない：
チャットツールは即時性が強いため、議論の結果や重要な決定事項が正式なドキュメントや議事録として記録されないことがあります。これにより、後から情報を参照する際に困難が生じたり、重要な情報が失われたりする可能性があります。また、これが設計書やタスクなどの成果物に反映されない場合、プロジェクト全体の品質に影響を与える可能性があります。
非同期での問題解決：
チャットツールは基本的に非同期通信のため、全員が同じ時間にオンラインでないと即時の問題解決が困難になる可能性があります。特に、複数のタイムゾーンで作業しているチームでは、この問題は顕著になります。一部のメンバーが問題を提起したときに他のメンバーがオフラインであれば、問題の解決までに時間がかかることがあります。
これらの問題を解決するためには、チーム内でコミュニケーションのルールを明確にし、重要な情報は必ず形式的な文書や議事録として記録し、共有する習慣を確立することが重要です。また、感情やニュアンスをテキストで効果的に伝えるためのスキルも必要となります。
しかし、多くの企業でルールを明確にしても実際は運用が理想的に行われることはありません。
活動の改善方法：チャットを上手く活用するための制約を設ける
活動の制約やシステムの制限等を上手く活用しドキュメントや議事録に情報が集まるようにします。
運用方法として
チャットツールは問題提起やきっかけづくりとして活用する
朝または夕方にコミュニケーションのタッチポイントを設置しここでチャットでの問題提起等をテーブルに乗せる
チャットのやりとりのデータを1カ月以内とする *データを削除する
コミュニケーションのタッチポイントは活動設計となるため各組織やチームが意図して動く必要があります。
チャットデータの削除はチャットツールの中でのやり取りで言いぱなしにならないようにデータの保存期間について制限を持たせ必ず所定の場所に書き込むことを促すためです。